VMS står för video management software – mjukvaruplattformen som hanterar ett kamerabevakningssystem. Genom ett gemensamt gränssnitt samlar den in, visar och spelar in strömmande video, lagrar materialet och styr funktioner som inspelningsscheman, sökning och användarbehörigheter, oavsett hur många kameror systemet omfattar eller var de sitter. Ett VMS kan kompletteras med videoanalys och kopplas ihop med andra säkerhetssystem, till exempel passersystem.
Begreppet är en produkt- och funktionskategori snarare än en standardiserad term; ingen svensk myndighet eller standard definierar ordet i sig. Funktionerna ett VMS utför ramas däremot in av standardserien SS-EN 62676, Larmsystem – Utrustning och system för TV-övervakning (CCTV), som täcker systemkrav, videoöverföringsprotokoll och tillämpning. Senare delar namnger numera VMS uttryckligen och beskriver även molnbaserad bevakning, video surveillance as a service (VSaaS).
Skillnaden mot en enklare nätverksvideoinspelare (NVR) är att ett VMS är mjukvarubaserat, skalbart och leverantörsoberoende. Det gör kategorin lämplig i medelstora och större installationer – köpcentrum, sjukhus, industrifastigheter – och när kameror från olika tillverkare ska samordnas eller verksamheten har kameror på flera adresser. Som öppen plattform stöder ett VMS kameror, sensorer och enheter från många tillverkare, ofta via ett SDK som låter tilläggsprogram installeras. Videoanalys realiseras vanligen som sådana tillägg ovanpå kärnan (inspelning, visning och lagring) snarare än som en inbyggd självklarhet.
För en beställare styrs driften av dataskyddsförordningen (GDPR) och kamerabevakningslagen. Ett VMS måste därför hantera behörigheter och gallring; inspelat material får sparas bara så länge syftet kräver, och en vanlig tumregel är tre dygn. Ska materialet kunna användas forensiskt väger driftsäkerhet och exportmöjligheter tyngre än enbart hög bildkvalitet.