Att byta porttelefoni låter som ett stort projekt. Men beställarens faktiska arbetsinsats ryms i ett antal avgränsade steg – resten sköter leverantören. Den här artikeln följer processen från förberedelse till färdigt system, så att du som ansvarar för inköpet i din brf vet exakt vad som väntar.
DEL 7: Det här är sjunde delen i artikelserien: Var börjar brf-styrelsen som vill byta porttelefon? Serien guidar dig som sitter i styrelsen i en bostadsrättsförening, men är även läsvärd för andra som jobbar med fastighetsförvaltning.
Med kostnadsbilden på bordet vet brf-styrelsen vad porttelefonibytet innebär ekonomiskt. Men en fråga återstår: vad händer egentligen efter att vi ringer en leverantör? Vilka beslut kräver leverantören av oss, och hur snabbt? Vad gör de – och vad gör vi?
De frågorna har konkreta svar. Hela kedjan från första kontakt till fungerande system tar normalt en till tre månader. Låt oss gå igenom den steg för steg.
Ge er själva en tidsram
Det första steget handlar inte om teknik utan om beslutskraft. Innan styrelsen kontaktar en enda leverantör bör den komma överens om att driva frågan framåt under en avgränsad period – säg en till tre månader.
Martin Barkestedt, projektör på SafeTeam i Göteborg, ser regelbundet vad som händer när den överenskommelsen saknas.
– Vi får en del föreningar som hör av sig vartannat år med ungefär samma förfrågan. De är aldrig riktigt färdiga. Ingen har fått mandat att driva det, och så rinner det ut i sanden.
Det handlar inte om att stressa. Tvärtom: en uttalad tidsram ger trygghet. Den som fått uppdraget vet att frågan har prioritet, att styrelsen står bakom och att det finns ett styrelsemöte där beslut ska fattas. Utan den ramen blir det lätt ytterligare en punkt som skjuts från protokoll till protokoll.
Gör kartläggningen
Nästa steg är att en eller två personer i styrelsen tar en kväll och går igenom föreningens behov – den kartläggning som beskrivs i Frågor att besvara innan byte av porttelefon. Antal uppgångar, befintlig utrustning, vilka dörrar som ska ingå, hur porttelefonen ska fungera, vad som är måsten och vad som vore trevligt att få.
Det är inte svårt och det tar inte lång tid. Men det gör avgörande skillnad. Den som ringer en leverantör med ett genomarbetat underlag får ett helt annat samtal: mer precisa svar och en bättre indikation på kostnad.
Kontakta leverantörer
Med kartläggningen klar är det dags att höra av sig till tänkbara leverantörer. Berätta vad ni har kommit fram till: hur fastigheten ser ut, vilka behov ni har, vad ni vill prioritera.
Samtalet tar normalt runt 10-20 minuter. Leverantören ställer grundläggande frågor – antal uppgångar, vad som sitter installerat i dag, hur ni tänker er att porttelefonen ska fungera – och ger en första bedömning av vad det kan handla om.
Ställ samtidigt de frågor som sorterar ut vilka leverantörer som kan leverera hela kedjan – från projektering till service. De frågorna gick vi igenom i Vad kostar det att byta porttelefoni i en brf? Har leverantören SLR-auktorisation och SCAB-certifiering? Erbjuder de utbildning, serviceavtal och jour? Kan de visa upp referenser från tidigare brf-projekt?
Det här samtalet ger tillräckligt för en första bedömning. Vilka leverantörer gav genomtänkta svar? Vilka ställde motfrågor om era behov istället för att genast prata system och fabrikat? Vilka verkade förstå en brf-styrelses vardag? Utifrån det väljer den eller de som ringt runt ut två till tre leverantörer att gå vidare med.
Platsbesöket
De leverantörer som gick vidare bokar var sitt platsbesök. Det är leverantörens chans att se fastigheten med egna ögon. Styrelsens roll är enkel: visa runt och svara på följdfrågor.
– Det jag tittar på är hur befintlig struktur ser ut, om vi kan återanvända elektriska lås och befintligt kablage, och om det finns nätverk, säger Martin. Har föreningen gjort sin kartläggning går besöket snabbare, och jag kan ge bättre svar.
Leverantören inventerar dörrmiljöer, kontrollerar elrum och nätverksinfrastruktur, och noterar om det finns saker som kan påverka installationen – saknade eluttag, kablage som ser åldrat ut, dörrar som kräver anpassning. Den informationen behöver leverantören för att ta fram en offert som håller.
Offerten och styrelsemötet
När platsbesöket är gjort tar leverantören fram en offert. Martin brukar tajma leveransen efter styrelsens kalender.
– Jag brukar fråga när de har nästa styrelsemöte, så jag kan skicka offerten i god tid innan dess. Ibland är mötet redan nästa vecka – då prioriterar jag det, om det är möjligt. Om förutsättningarna är klara går offerten snabbt att ta fram. Det som tar tid är oftast oklara förutsättningar eller uteblivna svar från föreningen.
Martin erbjuder sig ibland också att delta på styrelsemötet, på plats eller digitalt, för att svara på frågor från övriga ledamöter.
– Den person jag har haft kontakt med kan inte alltid svara på allt som övriga i styrelsen undrar. Då är det bättre att jag finns med och kan förklara direkt.
Med offerterna på bordet fattar styrelsen sitt beslut.
Beställning och förberedelser
Efter beställning händer flera saker parallellt – men det mesta sköter leverantören. Styrelsen behöver bara vara tillgänglig för ett fåtal praktiska frågor.
Om det nya systemets utrustning vid porten är mindre än den gamla behöver en täckplåt beställas för att dölja skruvhål och märken. Leverantören samordnar med en elektriker om starkströmsarbete behövs, till exempel för batteribackup. Internetuppkoppling och telefonabonnemang ordnas, antingen av föreningen eller av leverantören, beroende på vad man kommit överens om.
Taggarna programmeras med rätt behörigheter och skickas ut till föreningen i god tid innan driftsättning.
– Vi programmerar taggarna och skickar ut innan installationen, säger Martin. När de boende kommer hem sitter det ett nytt portregister vid dörren och deras tagg fungerar redan.
Installation
Om bytet är planerat – inte akut – installeras det nya systemet medan det gamla fortfarande fungerar. De boende märker minimalt av bytet. Teknikerna arbetar uppgång för uppgång, och varje dörrmiljö testas innan de går vidare.
Jan Mårtensson, ordförande i Brf Malmöhus 10 i Malmö, berättar:
SafeTeam tog ett hus i veckan. På en vecka bytte de ut cirka 50 svarslurar och mellan 4–5 porttelefoner. All gammal utrustning revs ut, den nya installerades och testades. Sedan gick de vidare till nästa hus.
Överlämning
I samband med installationen håller leverantören en genomgång med den eller de i styrelsen som ska administrera systemet – normalt ungefär en timme, på en tid som passar. Genomgången täcker det som behövs i vardagen: lägga till och ta bort boende, spärra borttappade taggar, ändra telefonnummer i portregistret, hantera tillfälliga koder för hantverkare.
Det finns föreningar som föredrar att inte sköta administrationen själva. SafeTeam erbjuder Passage Online i flera nivåer – från drift av servern med egen administration till en fullt administrerad tjänst där SafeTeam hanterar allt löpande. Det är ett val som kan vara värt att ta ställning till redan i offertfasen, och som vi återkommer till i Vem ska sköta brf:ens passersystem?.
Vad kan gå snett
En bra leverantör har gjort allt som går att göra för att installationen ska gå smidigt – inventerat, projekterat och förberett varje steg. Men det finns saker som inte alltid kan förutses, hur noggrann förberedelsen än är. Befintligt kablage kan ha suttit i fyrtio år, och även om leverantören har kontrollerat det vid platsbesöket kan dolda skador visa sig först vid installationen. I de allra flesta fall där befintligt kablage återanvänds fungerar det utan problem, men i ovanliga fall kan en extra kostnad tillkomma om oförutsett kabelarbete behövs.
Andra saker som kan dyka upp: ett eluttag som finns men saknar ström, en dörr som kräver anpassning som inte syntes vid platsbesöket, eller utrustning som lämnar större avtryck i väggen än förväntat.
– Jag har alltid med det i förutsättningar, säger Martin. Det viktiga är att vara transparent och ärlig. Om något inte gick som vi tänkte oss får vi ta det med kunden och hitta en lösning.
Från process till vardag
Du vet nu vad processen består av, vad som är din insats och vad leverantören tar hand om. Hela kedjan – från det att styrelsen bestämmer sig för att agera till att systemet är i drift – ryms normalt inom en till tre månader.
Men den dag teknikerna lämnar fastigheten börjar en ny fas. I Vem ska sköta brf:ens passersystem? går vi igenom vad som krävs efter installationen – administration, drift och service – och vilka val ni bör göra redan i offertfasen.
