En ny porttelefoni- och passerlösning för en brf kostar pengar – ibland mer än styrelsen förväntat sig. Men priset blir begripligt när man vet vad det består av. Och alternativen – att skjuta upp beslutet eller bara jämföra offerter utifrån billigaste pris – kan i slutändan stå föreningen dyrare. Här går vi igenom vad som kostar, varför och hur brf-styrelsen får en realistisk bild innan beslutet fattas.
DEL 6: Det här är sjätte delen i artikelserien: Var börjar brf-styrelsen som vill byta porttelefon? Serien guidar dig som sitter i styrelsen i en bostadsrättsförening, men är även läsvärd för andra som jobbar med fastighetsförvaltning.
Brf-styrelsen har kartlagt fastigheten och valt systemtyp. Nu återstår frågan som avgör om beslutet att investera i en ny lösning faktiskt tas: vad kostar det? Den som fått uppdraget att ta in prisförslag kontaktar några säkerhetsleverantörer, berättar om behoven – hur taggar, koder och app ska kombineras, vilka leverantörer som behöver tillträde, vilka tilläggsfunktioner som är aktuella – och ber om en ungefärlig kostnadsbild.
Så kommer svaret. Kaffet hamnar i vrångstrupen. Kostar det så mycket?
Vid nästa styrelsemöte presenteras siffrorna. I det läget händer det ofta att beslutet skjuts på framtiden. Och visst, porttelefoni kostar – men att vänta för länge kan ibland stå föreningen ännu dyrare.
I denna artikel tittar vi närmare på vad som faktiskt kostar och varför. Vi börjar med det arbete som ingår i ett byte – från första platsbesök till utbildad styrelse. Sedan tittar vi på vad som krävs efter installationen. Först därefter talar vi om kronor och ören. Och till sist tar vi upp frågan som många styrelser ställer sig: har vi råd att göra det här nu, eller ska vi avvakta?
Allt arbete som ingår
En offert på passersystem med porttelefoni består av två delar: det som leverantören gör inför och i samband med installationen och det arbete som följer efter. Att förstå båda är nyckeln till att begripa priset.
Under projektets gång – från första platsbesök till att systemet är i drift – ingår ett antal arbetsmoment som alla måste fungera för att slutresultatet ska bli bra.
Platsbesök. Innan leverantören kan ge ett pris behöver leverantören besöka fastigheten, inventera dörrmiljöerna, kontrollera befintligt kablage, inspektera elrum, och ställa uppföljande frågor på den kartläggning styrelsen har gjort. Utan platsbesök blir varje prisuppgift en gissning.
Projektering. Utifrån behovsanalys och platsbesök tar leverantören fram en lösning anpassad till föreningens förutsättningar: vilken utrustning behövs var, hur dras kablarna, vilken centralutrustning krävs, vilka abonnemang behöver tecknas. Projekteringen är ritningen som installationen bygger på.
Beställning av material. Hårdvaran som ska installeras – portregister med taggläsare och knappsats, styrenhet, ellås, batteribackup och centralenhet. I en brf med flera uppgångar multipliceras delar av utrustningen med antalet dörrmiljöer, medan centralenheten är gemensam. Oavsett ska allt beställas och levereras till installatören.
Beställning av abonnemang. Ett modernt passersystem behöver internetåtkomst och telefonabonnemang. Porttelefonen ringer via IP-telefoni eller 4G, vilket innebär ett löpande abonnemang. Om föreningen väljer en driftstjänst för administrationsprogramvaran tillkommer en månadskostnad för det. Programvarulicenser kan ingå i hårdvaran eller faktureras separat – det varierar mellan fabrikat.
Arbete i dörrmiljön. Det här är ofta den mest arbetsintensiva delen. Befintlig utrustning ska demonteras. Eventuell täckplåt sätts dit för att dölja hål och skruvmärken efter den gamla utrustningen. Nytt portregister med taggläsare och knappsats monteras. Eventuellt ellås installeras. Kablage kontrolleras och ansluts – eller nytt dras om det befintliga inte håller. Varje dörrmiljö är i praktiken ett litet installationsprojekt i sig.
Arbete i elrum. Finns det eluttag i elrummet är strömförsörjningen enkelt löst. Saknas det behövs en elektriker, eftersom starkströmsarbete kräver särskild behörighet.
Taggprogrammering och distribution. Varje tagg ska programmeras med rätt behörigheter och knytas till rätt boende. Även i en mindre brf blir det med tre taggar per lägenhet flera hundra taggar som ska programmeras, märkas och distribueras.
Systemprogrammering. Passersystemets programvara ska konfigureras: vilka dörrar ingår, vilka tider gäller, hur ska porttelefonen ringa, vilka telefonnummer hör till vilken lägenhet? Boende ska läggas in med namn, telefonnummer och taggbehörigheter. Om tvättstugebokning ingår ska den konfigureras. Det är detaljarbete som kräver att leverantören både är insatt i systemet och förstår föreningens vardag.
Test. Varje dörrmiljö ska testas: fungerar taggläsaren, ringer porttelefonen rätt nummer, öppnar ellåset, stänger dörrstängaren ordentligt? Testning är det sista steget innan systemet tas i drift, och det ska vara grundligt.
Utbildning. Någon i styrelsen – eller den som föreningen utser som systemansvarig – behöver lära sig att använda administrationsprogrammet: lägga till och ta bort boende, spärra taggar, ändra telefonnummer, hantera tillfälliga koder. En bra leverantör avsätter tid för genomgång efter installationen.
Allt arbete som följer efter installationen
Installationen är ett engångsprojekt. Det som kommer efter är löpande – och det är här många föreningar underskattar vad som krävs.
Administration. Boende flyttar in och ut. Taggar tappas bort och behöver spärras. Telefonnummer ändras. Nya portkoder ska sättas upp för hantverkare och spärras när jobbet är klart. Namn i portregistrets display ska uppdateras. Det är inte komplicerat arbete, men det kräver att någon gör det – och att den personen har tillgång till och kunskap om administrationsprogrammet.
Service och underhåll. Ett passersystem sitter i dörrar som ofta används hundratals gånger om dagen. Dörrstängare slits, batterier tar slut, ellås behöver justeras, styrenhet kan behöva uppdateras. Regelbunden tillsyn av hela dörrmiljön – inte bara passersystemets komponenter – förlänger livslängden och förhindrar att små problem växer till akuta. Utan planerat underhåll upptäcker föreningen bristerna först när något slutar fungera – en situation man helst vill undvika.
Support och felsökning. En boende ringer styrelseordföranden en söndagsförmiddag: porttelefonen ringer inte längre. Är det ett abonnemangsproblem, ett programvarufel eller en trasig komponent? Föreningen behöver kunna nå någon som kan felsöka – helst utan att det ska ta dagar.
Jour. Lås och passersystem är kritisk infrastruktur. Om entrédörren plötsligt inte går att öppna behöver föreningen kunna nå någon som åtgärdar felet, inte bara någon som svarar i telefon.
IT-drift. Om föreningen valt att köra administrationsprogramvaran på en egen dator (istället för en molnbaserad lösning eller en driftstjänst hos leverantören) behöver datorn hållas uppdaterad, säkerhetskopieras regelbundet och startas om vid problem. Det kräver att någon i föreningen tar ansvar för uppgiften, eller att leverantören erbjuder en driftstjänst som avlastar styrelsen.
Vad detta kräver av leverantören
Arbetet spänner från projektering till jour. En del hör till installationsprojektet och är avslutat efter några veckor. Annat ska fungera i tjugo år framåt och kräver någon att ringa den dag det inte gör det.
En leverantör som lämnar ett påfallande lågt pris kan mycket väl ha kompetens att montera hårdvaran. Men projektering, systemprogrammering, utbildning, löpande administration, service, felsökning och jour kräver en annan typ av organisation. En leverantör som kan erbjuda hela kedjan – ett installerat system och därefter det stöd som behövs för att systemet ska fungera år efter år – kan för många föreningar vara viktigt. Och därmed värt det, även om prisskillnaden ibland ser stor ut i offerten.
Så hur gör man en sådan jämförelse? Vad ska man titta på, utöver att jämföra pris?
Vi har tagit fram en checklista med förslag. Genom att gå igenom listan kan ni samtidigt bedöma hur viktig varje punkt är för just er förening, och på så sätt göra ett mer medvetet val av leverantör.
