Frågor att besvara innan byte av porttelefon

Många brf-styrelser som ska byta porttelefon börjar med att googla system och jämföra priser. Man vill veta vad det kostar och vad man kan få – men det riskerar att leda till merarbete och felaktigt beslutsunderlag. En klok brf-styrelse börjar alltid med att titta på sin egen fastighet och vad som behövs. En strukturerad kartläggning tar en kväll – och sparar månader av onödiga turer med leverantörer.

DEL 3: Det här är tredje delen i artikelserien: Var börjar brf-styrelsen som vill byta porttelefon? Serien guidar dig som sitter i styrelsen i en bostadsrättsförening, men är även läsvärd för andra som jobbar med fastighetsförvaltning.

De flesta i en brf-styrelse byter porttelefoni för första – och kanske enda – gången. Den naturliga första impulsen är att ringa en leverantör och be om en offert. Men utan ett genomtänkt underlag får man svar som är svåra att använda – och ännu svårare att jämföra. En leverantör offererar ett system med tvättstugebokning, en annan ett utan. En tredje föreslår en helt annan lösningstyp. Det blir äpplen, päron och plommon, och styrelsen har inget bra sätt att avgöra vad som faktiskt passar föreningen.

Börja med behovet

Martin Barkestedt är projektör på SafeTeam i Göteborg och tar emot flera förfrågningar i veckan från brf-styrelser. Han berättar att ungefär hälften har en hygglig bild av vad de behöver, och då är det enkelt att ge ett bra svar. Resten hjälper han på vägen.

– Det är inte konstigt att en styrelse inte är helt insatt – det är ju vårt jobb att vara det. Saknas grunduppgifterna, som hur många uppgångar eller dörrar det gäller, går vi igenom dem tillsammans, så att jag sedan kan lämna en rättvisande prisbild och en rekommendation, förklarar Martin.

Jimmy Andersson, projektör på SafeTeam i Malmö, ser samma sak från den tekniska sidan.

– Börjar man med system missar man ofta aspekter som kommer fram senare, och då var kanske det första systemet man tittade på inte alls rätt, säger Jimmy och tillägger: Börja inte med systemet. Börja med att kartlägga behovet.

Kartläggningen behöver inte vara komplicerad. En systematisk genomgång av fem områden ger styrelsen ett underlag som går att lämna till en leverantör.

1. Trappuppgångar, lägenheter och dörrar

Tre uppgifter ger leverantörer som ska offerera lösningen en grundbild:

1. Antal lägenheter? Varje lägenhet behöver ett antal platser i porttelefonens register samt taggar.
2. Antal trappuppgångar? Varje trappuppgång har en huvudentré där porttelefon och taggläsare behövs.
3. Andra dörrar som ska ingå i systemet? Alla dörrar utöver huvudentrén som leder in i huset bör ha taggläsare. Det kan vara dörr mellan innergård och trappuppgång, dörr mellan garage och trapphus, eller ytterdörr till barnvagnsrum, cykelrum och miljörum om det också finns en dörr därifrån in till trapphuset. Likaså om det finns genomgång mellan trappuppgångarna (kulvert, källargång).

Det ger grundpaketet. Utöver det kan passersystemet även användas på dörrar innanför skalet – men det är inte nödvändigt.

– I en bostadsrättsförening är det viktiga att hålla skalet säkert med ett passersystem. På innerdörrar kan man lika väl använda nycklar för att spara kostnad, säger Martin.

2. Befintlig utrustning

De allra flesta bostadsrättsföreningar har någon form av system redan installerat – ett äldre porttelefonsystem, en taggläsare, ett kodlås, eller en kombination.

Det befintliga systemet påverkar både vad det nya kommer att kosta och hur omfattande installationen blir. Därför behöver leverantören veta vad som finns.

– Nästan alltid finns någon form av kablage draget från porten till ett elrum eller liknande, säger Jimmy. Däremot varierar det om det finns kablage draget upp till lägenheterna. Det beror på om man har haft en fast svarsapparat förut eller inte.

Vid en första kontakt med en leverantör räcker det ofta att kunna besvara tre frågor:

1. Finns porttelefon? Vid systembyte kan befintligt kablage ofta återanvändas, vilket påverkar både pris och installationstid.
2. Finns taggläsare och/eller kodlås? Talar om huruvida föreningen redan har någon form av elektronisk passerkontroll.
3. Finns dörrautomatik? Det påverkar vilken typ av styrenhet som behövs – och därmed kostnaden.

Om man dessutom kan berätta fabrikat och modell är det ännu bättre – men det behöver inte vara mer avancerat än några bilder tagna med mobilkameran.

– Man kan ta bilder och skicka in till oss, på dörrmiljön och det som sitter vid porten. Det underlättar jättemycket, säger Martin.

Med de uppgifterna kan en leverantör ge en rimlig indikation på kostnad.

Men det finns fler frågor en leverantör behöver få svar på innan en riktig offert kan lämnas. De svaren tar leverantörens projektör reda på vid ett platsbesök. Då undersöker man bland annat om det finns internetåtkomst – moderna passersystem behöver nätverksanslutning – om befintligt kablage och ellås kan återanvändas, och om det finns eluttag där centralutrustningen ska sitta.

– Vi kan återanvända befintligt kablage åtta av tio gånger, säger Martin. Det är väldigt sällan vi behöver dra nytt när det redan sitter något installerat. Men kabeln kan ha suttit i fyrtio år, så vi vet inte säkert förrän vi installerar.

3. Boende och besökare

Två föreningar med identisk fysisk layout kan behöva helt olika lösningar beroende på vilka som bor där. Två frågor hjälper leverantören att förstå förutsättningarna:

1. Hur ska besökare nå de boende? Det finns tre alternativ: fast svarsapparat i lägenheten, vanligt telefonsamtal till mobilen, eller samtal via en app.
2. Vilka utöver de boende behöver tillträde? Brevbärare, hantverkare, hemtjänstpersonal – alla behöriga behöver komma in, men inte hela tiden och inte överallt.

De flesta föreningar väljer bort svarsapparaten av kostnadsskäl. Det är en dyrare lösning – fler enheter krävs och kanske kabeldragning till varje lägenhet. Men det kan vara värt pengarna i exempelvis ett seniorboende, där inte alla boende har smartphone och där en fast svarsapparat på väggen är en tryggare och mer bekant lösning.

För de flesta föreningar återstår att välja mellan vanligt telefonsamtal till mobilen, där man öppnar dörren genom att trycka en siffra på knappsatsen, eller en app där man öppnar med en knapp på skärmen.

– De flesta system klarar både vanliga telefonsamtal och app, säger Jimmy. Men tar du bara appen så exkluderar du en ganska stor del av de som bor i fastigheten, både barn och äldre. Det är inte alla som har en smartphone.

Frågan om vilka som behöver tillträde utöver de boende förbises ofta. Många föreningar har en portkod som brevbäraren använder. Martin ser ofta vad det leder till:

– Den koden känner snart hela kvarteret till.

I ett passersystem finns bättre alternativ. De boende i lägenheterna har egna taggar. Hemtjänst hanteras normalt av den enskilda boende – den boende delar en av sina taggar med hemtjänstpersonalen eller beställer en extra. Tidningsbud, brevbärare och räddningstjänst har ofta egna taggar som föreningen lägger in i systemet. Och hantverkare kan få en tillfällig tagg som slutar fungera den dag arbetet är klart. Allt administreras centralt, och alla passager loggas.

4. Önskemål utöver grundbehoven

Utöver porttelefoni och passersystem till entrédörrarna finns tilläggsfunktioner som är värda att fundera på redan vid första kontakten. Inte för att man måste bestämma sig, utan för att det påverkar vilka system som är aktuella – och vad det kommer att kosta. Även sådant ni inte vill ha nu är värt att nämna – förberedd infrastruktur gör tillägg senare billigare.

1. Taggläsare även på innerdörrar? Förutom i skalskyddet kan taggar användas inne i fastigheten för att öppna dörrar till källargångar, vindsförråd med mera. Det påverkar hur många dörrmiljöer som behöver offereras.
2. Mobilöppning via app? En del system erbjuder möjligheten att öppna dörrar direkt från telefonen, utan tagg.
3. Tvättstugebokning? Om föreningen har gemensam tvättstuga kan ett digitalt bokningssystem integrerat i passersystemet ersätta den klassiska bokningstavlan med tvättlås. Den boende bokar och får tillträde med sin tagg, och systemet loggar vem som bokat vilken tid.
4. Informationstavla i entrén? En skärm som visar namnregister, busstidtabeller eller meddelanden från styrelsen.
5. Digital postbox? Allt fler flerbostadshus har postboxar i entrén istället för brevinkast i lägenhetsdörrarna. Med tredjepartsintegration kan dessa öppnas med samma tagg som öppnar entrén – ingen separat nyckel behövs.

Tvättstugebokning är det tillägg som oftast kommer på tal.

– Brf-styrelsen vill styra upp användningen och kunna reda ut klagomål. Med en digital bokningstavla vet systemet vem som har bokat och släpper bara in den personen, säger Jimmy.

Varje tillägg påverkar kostnaden – ibland rejält. En bokningstavla med tillhörande lås på tvättstuga och torkrum kan kosta mer än en dörrmiljö. Det är bra att veta innan man bestämmer sig.

5. Prioriteringar

De fyra föregående stegen ger en lista med fakta, behov och önskemål. Det sista steget är att sortera listan – vad måste föreningen ha, och vad kan vänta?

1. Vad är krav? Porttelefoni, passersystem med taggar till entrédörrarna och hantering av postens och hantverkares tillträde – det är typiska krav som de flesta föreningar inte kan vara utan. Alla leverantörer bör offerera dessa.
2. Vad är tillval? Tvättstugebokning, informationstavla, mobilöppning och liknande kan läggas som separata poster i offerten. Det gör det möjligt att jämföra leverantörernas grundpris – och att välja till efter budget.

Uppdelningen ger styrelsen kontroll. Istället för att jämföra offerter där varje leverantör har tolkat förfrågan på sitt sätt, jämför man samma grundpaket rakt av.

– Många blir förvånade över vad det kostar, säger Martin. Har man redan en känsla för vad som är krav och vad som är tillval blir brf:ens samtal med leverantören mycket enklare.

Det kan också vara värt att fråga leverantören rakt ut: vilka av våra önskemål är enkla att lösa, vilka kräver kompromisser, och vilka bör vi inte räkna med? Svaret ger en bättre bild av vad som är realistiskt – och vad som driver kostnaden.

Förbered styrelsen

Den kartläggning som den här artikeln beskriver tar en kväll, kanske två, om föreningen har många uppgångar och vill fotografera dörrmiljöer och elrum. Det är ingen stor insats, men den gör att leverantören kan ge ett svar som faktiskt går att jämföra med andras.

Den i styrelsen som tar kontakt med en leverantör bör ha mandat att driva processen framåt. Både förutsättningar och priser i en offert har begränsad hållbarhet. En förfrågan som läggs på is i tolv månader behöver i praktiken göras om från början.

En bra leverantör anpassar sig till styrelsens tempo och förutsättningar – inte tvärtom. Det gör skillnad, inte minst för mindre föreningar. Oscar, styrelseledamot i Brf Gula Sjömannen i Göteborg, beskriver erfarenheten:

SafeTeams projektör gjorde ett fint intryck. Han förstod att vi var en liten förening med bara tre personer i styrelsen. Jobb och fritid ska kombineras och vi har styrelsemöte bara en gång i månaden. De andra vi var i kontakt med ville ha återkoppling direkt, vilket vi inte klarade.

– Oscar, styrelseledamot i Brf Gula Sjömannen, Göteborg

SafeTeam har tagit fram en mall för denna behovsanalys som följer strukturen som beskrivs i den här artikeln. Ladda ner mallen och använd den som utgångspunkt för er kartläggning.

Ladda ner mall för behovsanalys

Med kartläggningen gjord väntar nästa vägval: Passersystem, digitalt låssystem – eller bådadera?