En brf-styrelse har valt vilket passersystem de ska byta till, skrivit på offerten och sett teknikerna montera den sista porttelefonen. Allt fungerar – men ett passersystem kräver löpande omsorg, och de val ni gör i dag påverkar styrelsens arbetsinsats i åratal framöver. Här går vi igenom vad som väntar efter installationen.
DEL 8: Det här är åttonde delen i artikelserien: Var börjar brf-styrelsen som vill byta porttelefon? Serien guidar dig som sitter i styrelsen i en bostadsrättsförening, men är även läsvärd för andra som jobbar med fastighetsförvaltning.
Allt det som beskrivs i Så går ett porttelefonibyte till – steg för steg är avklarat. Systemet sitter på plats, vardagen har gått vidare. Så går det ett år. En boende tappar sin tagg och hör av sig till dig i styrelsen. Du öppnar administrationsprogrammet – för första gången sedan överlämningen – och inser att du inte riktigt minns hur det fungerar.
Den situationen är vanligare än de flesta tror. Det illustrerar något viktigt: ett installerat passersystem kräver löpande uppmärksamhet för att fortsätta fungera väl. Tre områden behöver löpande uppmärksamhet – administration, drift och datalagring, samt service av hela dörrmiljön. Hur ni organiserar vart och ett av dem avgör om systemet fortfarande fungerar smidigt om fem år.
Administration – sällan, men nödvändigt
Uppgifterna i sig är inte komplicerade. Vid in- och utflytt ska boende läggas till och tas bort i systemet. Borttappade taggar ska spärras och nya programmeras. Telefonnummer och namn i portregistrets display ska uppdateras. Tillfälliga koder för hantverkare ska läggas upp och tas bort när jobbet är klart.
Problemet är snarare att det behöver göras för sällan för att ansvarig ska få rutin på det. Martin Barkestedt, projektör på SafeTeam i Göteborg, beskriver ett mönster han ser gång på gång.
– Brf:en kommer inte behöva göra något med systemet förrän efter ett år. Någon har tappat en tagg och de har glömt hur man spärrar den. Då ringer de till oss.
Administrationsprogrammet är inte svårt att lära sig – en timmes genomgång vid överlämningen räcker för grunderna. Men det som känns enkelt när man just har lärt sig kan vara svårt ett år senare om man aldrig har behövt använda det.
I en brf tillkommer att styrelsens sammansättning skiftar. Någon avgår vid årsmötet, någon ny väljs in. Den person som lärde sig systemet kanske inte sitter kvar om två år. Sällan slutar alla samtidigt, men varje byte innebär att en bit kunskap försvinner. Om ingen dokumenterar och för kunskapen vidare kan föreningen efter några år stå med ett system som ingen i styrelsen vet hur man hanterar.
Därför väljer många föreningar att låta leverantören sköta administrationen. Brf Stettin 7 i Stockholm låter SafeTeam hantera allt löpande: kommunikation med enskilda boende, tagghantering, namnändringar. Styrelsen får en uppdatering utan att behöva sätta sig in i detaljerna.
SafeTeam gör livet lättare för oss i styrelsen. När en medlem behöver hjälp, tar SafeTeam över direkt efter vårt första samtal. De sköter allt – kommunikationen, servicen och betalningen med medlemmen. Vi blir uppdaterade utan att behöva dyka ner i detaljerna. Det är precis den avlastning vi behöver. Att jobba med SafeTeam innebär att saker bara löser sig.
Isabelle Schori, ordförande i Brf Stettin 7, Stockholm
Valet mellan att sköta administrationen själv eller låta leverantören göra det beror på föreningens storlek, styrelsens tid och hur ofta ärenden uppstår. Poängen är att göra det till ett aktivt val – inte något ni tvingas hantera den dag ingen minns hur programmet fungerar.
Om föreningen väljer att administrera själv lönar det sig att redan på dag ett förbereda för framtiden. Tre konkreta åtgärder minskar risken för kunskapsförlust:
- skriv en kort instruktion för de vanligaste uppgifterna (lägga till boende, spärra tagg, uppdatera telefonnummer)
- håll en muntlig genomgång av systemet vid varje styrelsebyte
- se till att minst två personer i styrelsen har inloggning.
Det tar inte mycket tid, men det räcker för att föreningens kunskap inte försvinner när styrelsens sammansättning skiftar.
Var lagras systemets data?
Passersystemets programvara innehåller allt: vilka boende som finns, vilka taggar som är aktiva, vilka telefonnummer porttelefonen ringer, hur tvättstugebokningen är konfigurerad. Var den programvaran körs avgör vem som bär ansvaret om något går fel.
Ett alternativ är att köra administrationsprogramvaran på en egen dator i elrummet. Föreningen ansvarar själv för drift, uppdateringar och säkerhetskopiering. Det ger full kontroll – men också fullt ansvar. Jimmy Andersson, projektör på SafeTeam i Malmö, brukar ställa en fråga till föreningar som överväger det alternativet:
– Vad händer om datorn kraschar och all data försvinner?
Har föreningen inte ett bra svar på den frågan bör den titta på alternativen.
Nästa steg är att låta leverantören ta hand om driften. SafeTeam erbjuder Passage Online i tre nivåer. På Advanced-nivån sköter SafeTeam drift, backuper och uppdateringar, medan föreningen behåller full kontroll över själva administrationen. På Medium tar SafeTeam dessutom hand om större delen av det löpande arbetet, men föreningen kan fortfarande spärra och programmera taggar och följa händelseloggen själv.
– Du ansluter via fjärrskrivbord och gör precis det du hade gjort på en egen dator, säger Jimmy. Skillnaden är att du slipper ansvaret för att den fungerar och att backuperna tas.
Det sista steget är Easy-nivån, där SafeTeam sköter allt – lägga till och ta bort boende, spärra taggar, uppdatera telefonnummer. Styrelsen hör bara av sig med vad som ska göras. Det är den modell som Brf Stettin 7 valt. Föreningen slipper inte bara driftansvaret utan också det löpande arbetet i administrationsprogrammet.
Mellan dessa ytterligheter – egen dator och fullservice – finns också en tredje väg: att välja ett passersystem från en tillverkare som erbjuder molnbaserad administration. Föreningen slipper då driftansvaret utan att behöva köpa en separat driftstjänst. Inte alla fabrikat erbjuder det, men det kan vara värt att fråga efter redan vid valet av system.
Hela dörrmiljön behöver tillsyn
Oavsett vem som administrerar systemet och var data lagras kvarstår en fysisk verklighet: passersystemet sitter i dörrar som öppnas och stängs, ibland hundratals gånger om dagen. Med tiden behöver de komponenter som utsätts för den påfrestningen ses över.
Låshus, slutbleck, cylindrar och beslag behöver regelbunden smörjning eller kontroll. Gångjärn kan bli sneda och dörrstängare tappa sin inställning – dörren stänger för hårt, för mjukt eller inte alls. Passersystemets elektronik – läsare, porttelefon, centralutrustning och batteribackup – behöver kontrolleras och programvaran uppdateras. Om fastigheten har dörrautomatik tillkommer sensorlister, öppna-knappar, armbågskontakter och nödöppningsfunktion som alla behöver fungera tillförlitligt.
Det är inte dramatiskt. Men det är saker som behöver göras regelbundet – och som sällan blir gjorda om ingen tar ansvar för dem.
– Det är precis som att serva en bil, säger Jimmy. Det är småsaker, men åtgärdar man inte småsakerna så kan det bli stora problem i slutändan.
Därför är det klokt att teckna ett serviceavtal med leverantören, så att en tekniker kommer ut regelbundet och gör den tillsyn och service som föreningen sällan gör på egen hand.
Ett sådant avtal kan se ut på olika sätt. SafeTeams variant heter FUNKA och innebär en årlig funktionskontroll av hela dörrmiljön – inte bara passersystemets komponenter utan även lås, dörrstängare, automatik och beslag. Efter kontrollen får föreningen ett protokoll med noteringar om vad som bör åtgärdas.
– Vi erbjuder serviceavtal på hela dörrmiljön, säger Jimmy. Man får inte se bara låset som en isolerad del – det är hela dörren det handlar om.
Regelbunden tillsyn förebygger akuta problem som kostar mer och som märks i vardagen: dörrar som inte stänger ordentligt, taggar som slutar fungera, porttelefonsamtal som inte kopplas fram. Det är svårt att motivera den kostnaden den dag allt fungerar – men betydligt lättare den dag det inte skulle göra det.
Ta ställning redan i offertfasen
Administration, drift och service är inte tillägg man tänker på efteråt. Det är val som bör göras redan i offertfasen – innan ni skriver på.
Be varje leverantör om separata prisuppgifter för driftstjänster, serviceavtal och eventuella administrationstjänster. Att baka in dem i grundinvesteringen grumlar jämförelsen med andra offerter; att redovisa dem separat gör det lättare att bedöma vad ni faktiskt betalar för.
Fråga specifikt: Erbjuder ni drift av datorn med backup och fjärråtkomst? Kan vi köpa administrationen som en tjänst, och i så fall i vilka nivåer? Vilken typ av serviceavtal finns, vad omfattar det och vad kostar det? Om leverantören inte erbjuder drift som tjänst behöver ni antingen välja ett system med inbyggd molntjänst eller vara beredda att sköta datorn själva – med allt vad det innebär.
Inköpshjälp för passersystem med porttelefon
Den här artikelserien har tagit dig genom hela kedjan att byta passersystem med porttelefon i din brf: från insikten att det är dags att agera, via begrepp, kartläggning, lösningsval, kostnadsförståelse och process, till den dag systemet sitter på plats. Den sista pusselbiten – hur ni organiserar driften – avgör om det fortfarande fungerar efter ett antal år, kanske då nästa styrelse tagit vid.
Vi hoppas att du fått värdefull inköpshjälp i denna artikelserie. Du är varmt välkommen att höra av dig till oss på SafeTeam, så guidar våra specialister dig gärna vidare i alla val och beslut kring passersystem och porttelefoni.
