SafeTeams säkerhetsexperter hjälper dagligen säkerhetschefer och fastighetsförvaltare att designa passersystem. Baserat på den erfarenheten har vi tagit fram en checklista med tolv frågor du bör ställa dig. Svaren avgör både systemets design och din slutnota.
Innan du investerar i ett passersystem finns det ett antal grundläggande frågor du måste besvara för att göra rätt val. Baserat på erfarenheter från SafeTeams säkerhetsexperter, som dagligen hjälper säkerhetschefer och fastighetsförvaltare med passersystem, har vi sammanställt en checklista med de viktigaste frågorna att besvara innan upphandling. Frågorna spänner över allt från antal användare och ansvar efter installation till teknisk infrastruktur och vandaliseringsrisk. För varje fråga förklarar vi varför den är viktig och hur svaret påverkar din systemdesign och kostnad.
Vill du ha en mall med frågorna som stöd i din behovsanalys? Ladda ner checklistan – 12 frågor som brukar bli aktuella inför en investering i passersystem.
1. Vilka dörrar och områden ska omfattas?
Den första frågan handlar om att kartlägga samtliga ingångar och passagepunkter som behöver skyddas. Det räcker inte att räkna antal dörrar – du måste identifiera varje väg in till det område du vill skydda. Det inkluderar portar, innerdörrar, soprum, cykelförråd och grindar. Glöm inte heller utrymmen innanför det primära skalskyddet, som mötesrum eller förråd där du vill styra tillträdet.
SafeTeams projektörer ställer denna fråga för att säkerställa att hela skalskyddet blir komplett. Om en enda dörr glöms bort uppstår en säkerhetslucka som gör hela systemet mindre effektivt.
Samtidigt påverkar antalet och typen av dörrar direkt både materialkostnad och installationstid. Projektörerna kontrollerar även dörrarnas allmänna skick, vilket är särskilt viktigt i befintliga fastigheter där skeva eller dåligt underhållna dörrar kan behöva justeras innan läsare och lås installeras.
Tips: Vissa kunder väljer att installera passersystem i det yttre skalskyddet som ett första steg och adderar dörrar innanför skalet i ett senare skede. Dock kan det vara bra att redan i det inledande valet av passersystem säkerställa möjligheten att kunna växa i systemet med fler dörrar, porttelefoni eller tvättstugebokning om man önskar sådana möjligheter längre fram.
2. Ska systemet täcka en eller flera byggnader?
Om du har flera fastigheter eller byggnader inom samma område måste du ta ställning till om de ska knytas samman i ett gemensamt passersystem eller fungera som separata system. Frågan handlar om både teknisk sammankoppling och administrativ hantering – ska alla byggnader styras från en central punkt eller ska varje byggnad ha sitt eget system?
Svaret påverkar både systemval och kostnader. Moderna passersystem kan antingen anslutas via fysiska kablar mellan byggnader eller fungera som separata “öar” som kommunicerar via internet.
Om det finns befintliga kabelvägar mellan byggnaderna kan det vara kostnadseffektivt att utnyttja dem. Saknas sådana vägar kan installation av nya kablar bli betydligt dyrare än att välja en internetbaserad lösning med separata domäncentraler för varje byggnad.
3. Hur många användare kommer systemet att ha?
Antalet personer som ska använda passersystemet är avgörande för både systemval och licensmodell. Det handlar inte bara om nuvarande personal eller boende, utan även om hur många som förväntas använda systemet framöver. Du behöver även bedöma hur många som ska ha administrativa rättigheter att lägga till nya användare, ändra behörigheter eller spärra borttappade taggar.
Licensmodellen för passersystem baseras ofta på antal användare, vilket gör att kostnaden skalas med verksamhetens storlek. En fastighet med 50 lägenheter har andra behov och kostnader än ett industriområde med 500 anställda.
SafeTeams projektörer använder denna information för att välja rätt system och rätt licensnivå som ger bäst förhållande mellan funktionalitet och kostnad.
Tips: Vanligt är att företag behöver lika många användare som antal anställda, så att alla får varsin tagg. För bostadshus räknar många med fyra användare, dvs nyckeltaggar, per lägenhet.
4. Vilka behörighetsnivåer och tider krävs?
Olika personer behöver tillgång till olika områden vid olika tider. I flerfamiljshus handlar det ofta om enklare strukturer där boende ska nå sin port, soprum, cykelrum och tvättstuga.
I kommersiella lokaler och industrifastigheter blir behörighetsstrukturen mer komplex – en receptionist ska kanske kunna öppna entrén och gemensamma utrymmen, medan IT-personalen även ska nå serverrummet och produktionspersonal behöver tillträde till specifika avdelningar. Städfirman ska kanske bara ha tillträde på kvällstid, och vissa områden kan vara öppna på dagtid men låsta på kvällar och helger.
Du måste kartlägga vilka behörighetsgrupper som behövs och vilka tidsbegränsningar som ska gälla.
SafeTeams projektörer ställer denna fråga för att bygga ett system med rätt säkerhetsnivå för varje område. Ett serverrum kräver högre säkerhet än ett mötesrum, och en entrédörr används annorlunda på dagtid jämfört med kvällstid.
Vissa dörrar kan vara öppna under kontorstid men låsta efter klockan 18. Andra kan kräva både tagg och kod för extra säkerhet. Genom att definiera dessa nivåer tidigt kan systemet konfigureras så att varje användare får exakt den åtkomst som behövs, varken mer eller mindre.
En konkret kostnadsfördel är att läsare utan knappsats (endast tagg) kostar mindre per dörr än läsare med knappsats, vilket gör att du kan spara betydande belopp på inre dörrar med lägre säkerhetskrav utan att kompromissa där det verkligen behövs.
Tips: Vårt bästa tips är att hålla strukturen för olika behörigheter så enkel som möjligt. Bygg inte en onödigt avancerad struktur om det inte krävs, eftersom det blir svårare att hålla ordning på.
5. Hur ska tillfälliga besökare hanteras?
Utöver ordinarie personal och boende finns ofta behov av att ge tillfälligt tillträde till entreprenörer, städfirmor, tidningsbud, sophanterare eller leverantörer. Vissa av dessa behöver regelbunden men begränsad åtkomst, medan andra bara ska släppas in vid enstaka tillfällen.
Fundera över vilka tillfälliga användare som regelbundet behöver komma in och hur denna åtkomst bäst hanteras.
Frågan påverkar både tekniskt systemval och administrativ hantering. Moderna passersystem erbjuder flera lösningar för tillfälliga användare.
Vissa passersystem har inbyggda IR-mottagare i kortläsare som kan ge posten och ambulanspersonal standardiserad åtkomst med hjälp av en fjärrkontroll som dessa aktörer har. Denna funktion används i vissa områden i Stockholm, men långt ifrån överallt. På andra orter i landet hanteras åtkomst för dessa aktörer istället med passerbrickor eller portkoder.
I andra system kan mobilnycklar skickas till hantverkare som arbetar under en begränsad period. Vissa system kan även kopplas till porttelefoni så att receptionen kan släppa in besökare genom att trycka på en knapp.
SafeTeams projektörer hjälper dig välja lösningar som balanserar säkerhet med praktisk användbarhet för er verksamhet.
Tips: Vanligast är att man skapar upp egna taggar till entreprenörer, städfirmor och leverantörer. Medan post, tidningsbud och sophämtning har egna taggar som man lägger in i sitt nya system. Som Brf eller företag behöver du kontakta posten eller aktuell tjänst för detta. Vanligt är förstås också att släppa in tillfälliga besökare via en porttelefon, eller genom tidsbegränsade portkoder.
6. Finns nödvändig infrastruktur på plats?
Passersystem kräver både el och ofta även nätverksuppkoppling. Du behöver inventera vilken infrastruktur som redan finns installerad – är svagström framdragen till dörrarna, finns befintliga elslutbleck eller andra lås som kan återanvändas, finns nätverksuttag eller stabil wifi-täckning vid alla relevanta dörrar?
Om infrastrukturen saknas eller är otillräcklig påverkar det kostnaderna betydligt. Här skiljer sig befintliga fastigheter markant från nyproduktion. I nybyggnation kan kabeldragning och nätverksinfrastruktur planeras från start, vilket håller nere installationskostnaderna. I befintliga byggnader är det både tidskrävande och dyrt att dra nya kablar genom färdiga strukturer.
Frågorna du behöver svara på är: Har ni haft någon elektrisk låsning i dörrarna tidigare? Och finns internet framdraget dit ni önskar att centralutrustningen för det nya passersystemet ska sitta, exempelvis i elrummet?
Utifrån detta kan SafeTeams projektörer kartlägga befintlig infrastruktur för att minimera onödiga installationskostnader och identifiera smarta lösningar. Till exempel kan befintliga elslutbleck ofta återanvändas, vilket sparar både material och installationstid.
7. Vilka dörrar måste vara online?
Alla dörrar i ett passersystem behöver inte vara uppkopplade till den centrala servern i realtid. Kritiska dörrar i skalskyddet – som portar och huvudentréer – bör normalt vara online för omedelbar behörighetskontroll och säker loggning. Men inre dörrar med lägre säkerhetskrav, som mötesrum eller mindre förråd, kan ofta klara sig med offlineläsare som inte kräver kabeldragning till en central.
Denna distinktion kan spara betydande kostnader eftersom offlineläsare är både enklare och billigare att installera. De drivs av batterier och uppdateras genom att användare sprider information om behörigheter när de blippar sin tagg (ibland kallat ”smittspridning”).
Men offlineläsare passar inte överallt – vid dörrar med mycket trafik tar batterierna slut snabbt, och där säkerheten är kritisk behövs realtidskontroll. SafeTeams projektörer hjälper dig identifiera vilka dörrar som kan använda offlinelösningar utan att kompromissa med säkerheten.
8. Hur stor är risken för vandalisering?
I vissa miljöer löper utrustningen större risk att utsättas för skadegörelse eller stöld. Det kan handla om allmänt tillgängliga områden där allmänheten passerar, eller platser med känd problematik. Du behöver bedöma risknivån för varje installation och ta ställning till om extra robust utrustning eller skyddande placering krävs.
Vandaliseringsskydd påverkar både materialval och installationsteknik. SafeTeam kan leverera förstärkta läsare och dörrutrustning som tål hårdare behandling, men detta medför merkostnader. Alternativt kan läsare placeras på skyddade platser där de är mindre exponerade.
Projektörerna utvärderar varje plats utifrån erfarenhet från liknande installationer och rekommenderar lämpliga skyddsåtgärder baserat på verklig risk snarare än överdriven försiktighet.
Tips: Vanligt är att våra kunder nöjer sig med bara tagg. Den högre säkerhetsnivån som både tagg och kod ger, behövs ofta inte. Det gör att kortläsare utan knappsats kan monteras, vilka är mer vandalsäkra och dessutom mer kostnadseffektiva.
9. Ska systemet prata med andra system?
Passersystem kan samverka med många andra tekniska system – porttelefoni för att öppna dörrar på distans, kameraövervakning för visuell kontroll av passager, tvättstugebokning för tidsreglerad tillgång, inbrottslarm för helhetslösningar, eller tidrapporteringssystem för att logga arbetstid. Du måste identifiera vilka integrationer som skapar verkligt värde för er verksamhet.
I flerfamiljshus är tvättstugebokning ofta den mest efterfrågade integrationen, medan industrilokaler och kommersiella fastigheter oftare prioriterar kopplingar till tidrapportering, avancerad larmhantering och kameraövervakning för högre säkerhetsnivåer.
Integrationer förbättrar både funktionalitet och användarvänlighet, men varje koppling mellan system tillför teknisk komplexitet och kostnad. SafeTeams projektörer hjälper dig prioritera vilka integrationer som ger störst nytta i förhållande till investeringen.
Vissa integrationer, som mellan passersystem och inbrottslarm, är mycket vanliga och tekniskt väldokumenterade. Andra kopplingar kan kräva specialanpassningar som driver upp kostnaderna.
En genomtänkt prioritering säkerställer att ni får maximal funktionalitet utan onödiga utgifter.
Tips: Vanligast är att passersystem integreras med porttelefoni, bokningssystem för tvättstuga, gym, mötesrum etc och inbrottslarm. Ibland även med kamerasystemet i fastigheten.
10. Vem ska sköta administrationen?
Ett passersystem behöver kontinuerlig administration – nya användare ska läggas till med egna taggar, borttappade taggar ska spärras, behörigheter ska justeras när personal byter arbetsuppgifter eller när verksamheten förändras. Du måste bestämma vem som ska hantera beställning av nya taggar, programmering av behörigheter och spärrning vid borttappad utrustning.
Ska denna administration skötas internt av egen personal, eller ska SafeTeam hantera den löpande administrationen åt er? Och ska det ske på plats via en lokal dator, eller ska den kunna göras på distans via webbläsare eller fjärrskrivbord?
Denna fråga påverkar både val av system och avtalskonstruktion. Om ni väljer att administrera systemet själva behöver minst en person utbildas i hur systemet fungerar och få tillgång till administrationsgränssnittet. Vissa system är mer användarvänliga än andra, vilket påverkar hur enkelt det är för er personal att sköta den dagliga driften.
Moderna system kan ofta administreras både lokalt och på distans, vilket ger flexibilitet för fastighetsskötare eller säkerhetschefer att hantera systemet från olika platser. I bostadsrättsföreningar är det vanligt att styrelsen helst vill minimera egen administration och istället låta SafeTeam sköta det löpande, medan kommersiella fastigheter oftare har dedikerad reception, IT-avdelning eller säkerhetschef som kan ta ansvar för den dagliga driften.
Tips: SafeTeam erbjuder också tjänsten Passage Online EASY där hyresgäster eller avdelningar själva kan logga in och beställa nya taggar, vilket minskar er administrativa börda samtidigt som ni behåller överblicken över hela systemet.
11. Hur ska händelseloggar hanteras?
Varje passage genom en dörr registreras i systemets händelselogg – vem som passerade, när det skedde och om åtkomst beviljades eller nekades. Du måste ta ställning till hur dessa loggar ska lagras, hur länge de ska sparas, var de fysiskt lagras (lokalt på en server eller i molnet), och framför allt vem som ska ha behörighet att läsa dem.
Detta är både en säkerhetsfråga och en integritetsfråga som omfattas av GDPR.
SafeTeams projektörer ställer denna fråga eftersom olika verksamheter har olika behov och krav. Vissa högsäkerhetsanläggningar vill inte ha systemet uppkopplat till internet alls utan föredrar lokal lagring med fullständig kontroll över data. Andra väljer molnbaserade lösningar för bekvämlighet och backup.
GDPR kräver att personuppgifter hanteras korrekt, vilket påverkar hur länge loggar får sparas och vem som får tillgång till dem. Vissa verksamheter väljer att begränsa åtkomsten till loggar till en säkerhetschef, medan andra vill att fler administratörer ska kunna se historiken.
Systemvalet måste anpassas efter era integritetskrav och säkerhetspolicys.
Tips: Händelseloggen kan justeras till valfri längd. Vanligt är att den sparas i 30 dagar, men har ni andra önskemål och krav anpassas längden till din verksamhet.
12. Hur ser framtida behov ut?
Verksamheter förändras över tid – nya lokaler tillkommer, antalet anställda växer, säkerhetskraven skärps eller nya funktioner blir relevanta. Ett passersystem är en långsiktig investering som bör kunna växa och anpassas när behoven förändras. Du behöver reflektera över hur verksamheten kan utvecklas de kommande åren och vilka krav detta ställer på systemets skalbarhet.
SafeTeams projektörer ställer denna fråga för att hjälpa dig välja ett system som inte bara löser dagens behov utan även kan anpassas i framtiden. Vissa system är lättare att bygga ut än andra, och vissa licensmodeller gör det enklare – och billigare – att lägga till användare eller funktioner.
Vill ni kunna lägga till bokningsmöjligheter i framtiden? I vissa passersystem finns färdiga lösningar för att integrera bokningssystem för exempelvis tvättstuga. I andra system finns begränsade möjligheter.
Vill ni ha möjlighet att integrera med andra system i framtiden? Idag är det mindre vanligt att integrera passersystem med andra externa system, som olika entreprenörssystem, besökssystem eller personalsystem. Möjligheterna finns dock, och kommer troligen utvecklas än mer framöver.
Genom att tänka framåt kan ni undvika situationen där ett för snävt system måste bytas ut helt när verksamheten växer, vilket skulle innebära onödiga dubbla investeringar.
Tips: Vet du med dig att ni har planer på att växa, kanske vill ni inkludera fler fastigheter i framtiden i samma system, eller ha möjlighet till mer komplexa integrationer? Då föreslår vi ett IP-baserat passersystem som ger fler möjligheter till detta.
Gör rätt från början
Genom att noggrant besvara dessa tolv frågor skapar du förutsättningar för ett passersystem som fungerar optimalt för just din verksamhet. SafeTeams projektörer använder dina svar för att designa en lösning som balanserar säkerhet, funktionalitet och kostnad. Du kan förbereda dig genom att samla information om din fastighet innan första mötet – ju mer du vet, desto bättre blir systemdesignen.
Kontakta SafeTeam för att diskutera dina behov av passersystem. Våra säkerhetsexperter hjälper dig genom hela processen, från behovsanalys till installation och löpande support.
Du kan även ladda ner denna checklista med de 12 frågorna, som underlättar din behovsanalys inför din investering i passersystem.
