Digitala låssystem: Smart nyckelhantering utan krångel

I en lokal eller fastighet med många lås ger ett digitalt låssystem ett enkelt sätt att ändra vilka nycklar som öppnar vilka dörrar och när. Det ger också möjlighet att se vilken nyckel som har använts var och när. Allt utan kabeldragning. I denna artikel tar vi oss en närmare titt på hur det går till.

Om du bor i ett flerfamiljshus eller jobbar på ett företag med många dörrar, så känner du till att det finns nycklar med olika behörigheter. Ett sådant system kallas låssystem. Traditionellt har behörigheten bestämts av nyckelns form, vilket innebär mycket arbete vid borttappade nycklar eller ändringar. Med digitala låssystem kan nycklar enkelt spärras och uppdateras i en programvara. I denna artikel förklarar vi hur digitala låssystem fungerar.

Låssystem

Ett låssystem är en struktur där olika lås är samordnade så att vissa nycklar ger åtkomst till fler dörrar än andra. På så sätt kan man styra vem som har tillgång till olika delar av en byggnad.

På en arbetsplats kan exempelvis chefen ha en nyckel som öppnar alla dörrar, medan en anställd bara har nyckel till sitt kontor och gemensamma utrymmen. Detta kallas ett hierarkiskt låssystem.

I ett flerfamiljshus har varje boende en nyckel som både öppnar porten, förrådet och tvättstugan, men inte grannens lägenhet. Detta kallas ett centralt låssystem.

Traditionellt har en nyckels behörighet bestämts av dess fysiska form, som sågtänderna på en cylindernyckel och hur de lyfter stiften olika långt inne i låset. Om en nyckel tappas bort eller behöver ändras, måste alla lås manuellt ställas om eller bytas ut, vilket är tidskrävande och kan bli dyrt. Det är detta som digitala låssystem löser.

Innan vi ger oss i kast med de digitala låssystemen vill vi även tipsa om vår djupdykning om nycklar, lås och låssystem för dig som vill veta mer.

Vad är ett digitalt låssystem?

Ett digitalt låssystem fungerar precis som ett traditionellt låssystem – en nyckel ger tillgång till utvalda dörrar. Det som skiljer digitala låssystem är att de använder elektromekaniska lås som öppnas och stängs med digitala nycklar.

En digital nyckel är en radda siffror som är krypterade och överförs elektroniskt från en nyckelbärare till låsets styrenhet.

Nyckelbärare kan vara utformade för att se ut och fungera som vanliga nycklar. Men till skillnad mot konventionella nycklar har de inga tappar eller sågtänder. Istället överförs den digitala nyckeln elektroniskt när den fysiska nyckeln sticks in i låset. Sådan nyckel kallas elektronisk nyckel.

Som nyckelbärare kan också en tagg användas. När taggen hålls mot en läsare överförs den digitala nyckeln med radioteknik (till exempel RFID eller NFC). Det är det vi i dagligt tal kallar för att ”blippa”. Själva taggen kan vara utformad på många olika sätt inklusive nyckelkort, nyckelbricka, nyckelring och armband. Taggen kan till och med vara inbyggd i skallen på en fysisk nyckel och därmed ge det bästa av två världar.

Även smartmobil kan vara nyckelbärare. Dels kan möjligheten att ”blippa” mobilen användas för att med NFC överföra den digitala nyckeln. Dels kan mobilen ha en låsapp som kommunicerar med låsets styrenhet via Bluetooth.

Exempel på digitala låssystem

Digitala låssystem kan använda olika typer av digitala nyckelbärare för att hantera åtkomst, beroende på behov och preferenser. Nedan följer några exempel på digitala låssystem och hur de använder olika typer av nyckelbärare för att ge smidig och säker åtkomst till dörrar.

• Assa Abloy eCLIQ och iLOQ S5: Båda använder elektroniska nycklar som liknar traditionella nycklar till utseendet, men har ett inbyggt chip som kommunicerar digitalt med låset. Detta gör att nyckeln kan ge åtkomst baserat på programmerade behörigheter.
• iLOQ S50: Använder mobiltelefonen som digital nyckel. Här fungerar telefonen som en tagg som hålls nära låset för att blippa och låsa upp via NFC (Near Field Communication).
• Parakey: Använder en mobilapp som kommunicerar med låset via Bluetooth, vilket gör att man kan låsa upp dörrar med sin smartphone.

Läs mer i våra artiklar om eCLiq, iLOQ och Parakey.

Komponenter i ett digitalt låssystem

Ett digitalt låssystem består av mer än bara lås och nycklar. Låt oss gå igenom de huvudsakliga delarna det är uppbyggt av. Grovt sett kan vi dela in komponenterna i tre kategorier: delar som hör ihop med låsen, med nycklarna och med administrationen.

Lås i ett digitalt låssystem

Låskomponenterna är de delar som fysiskt styr åtkomsten och hanterar interaktionen med nyckeln. De omfattar:

• Läsare: En enhet som läser av den digitala nyckeln och skickar den vidare till styrenheten för verifiering. Utformning och placering beror på vilken nyckelbärare som används. För taggar är det vanligt med en väggmonterad läsare intill dörren, men läsaren kan också vara sammanbyggd eller inbyggd i själva låset. Det senare gäller också när en mobilapp är nyckelbärare. För elektroniska nycklar sitter läsaren inuti låscylindern.
• Styrenhet: Styrenheten avgör om den digitala nyckelns behörighet är korrekt och skickar därefter styrsignal till det elektromekaniska låset för att låsa upp eller hålla låset stängt.
• Elektromekaniskt lås: Ett lås som öppnas och stängs med hjälp av en elektrisk signal från styrenheten. Inuti låset finns en motor eller magnet som påverkar en mekanisk spärr.

Nycklar i ett digitalt låssystem

Självaste nyckeln är digital – alltså en följd av siffror – som är krypterade och överförs till styrenheten via läsare. Den digitala nyckeln lagras på en nyckelbärare, vilken kan vara utformad på många olika sätt. Följande är en indelning av nyckelbärare i kategorier utifrån hur nyckeln överförs:

• Magnetremsa: Den digitala nyckeln överförs när man ”drar” nyckelbäraren genom en läsare. Nyckelbäraren är typiskt ett plastkort med en magnetremsa.
• Tagg: Den digitala nyckeln överförs när man ”blippar” nyckelbäraren mot en läsare. Nyckelbäraren kan vara ett plastkort, en plastbricka, en nyckelring, ett armband, en klisterlapp, en smarttelefon med mera.
• Elektronisk nyckel: Den digitala nyckeln överförs när man ”stoppar in” nyckelbäraren i låset. Nyckelbäraren ser ut som en vanlig fysisk nyckel som man stoppar in och vrider om i ett cylinderlås, men istället för sågtänder har den en digital nyckel som läses av i låscylindern.
• Låsapp: Den digitala nyckeln ”skickas” av en mobilapp via Bluetooth eller internet.

Administrationsverktyg i ett digitalt låssystem

Administrationsverktygen är de delar som används för att programmera och uppdatera nycklar. De omfattar:

• Administrationsprogram: En mjukvara som antingen ”finns i molnet”, alltså är åtkomlig via webbläsare, eller som är installerad på en dator. Mjukvaran ger administratören möjlighet att se vilka nycklar som finns, vilka behörigheter de har och var och när de har använts. Mjukvaran ger också administratören möjlighet att ändra nycklars behörighet, inklusive att spärra nycklar, ge nycklar tidsstyrd behörighet och tillfällig behörighet.
• Programmeringsenhet: En enhet som ansluts till en dator med mjukvaran och används för att uppdatera taggar och elektroniska nycklar och läsa av händelseloggar som de kan bär med sig.
• Valideringsenhet: En enhet som användare av digitala nycklar regelbundet ansluter sin digitala nyckel till för att ladda ned information om behörighet och ladda upp händelseloggar. Valideringsenheten kan vara sammanbyggd med läsare, varvid upp- och nedladdningen sker helt transparent för användaren, eller vara särskilda läsare som användarna regelbundet måste ”validera” sina nycklar mot.

Elektronisk nyckel i ett flerfamiljshus

Hur man upplever ett digitalt låssystem hänger ihop med vilken typ av nyckelbärare man använder. Låt oss börja med att skildra ett scenario där en elektronisk nyckel används.

Du är på väg hem till din lägenhet i ett flerfamiljshus. När du kommer fram till entrédörren, tar du fram din nyckelknippa. Bland de vanliga nycklarna hänger en som saknar de vanliga sågtänderna – din elektroniska nyckel. Du håller nyckelns skalle mot läsaren vid porten. Det hörs ett surrande ljud, och dörren låses upp med ett litet klick. Du går in i trapphuset.

Innan du fortsätter till hissen får du plötsligt för dig att kika in i cykelrummet. (Kanske ville du bara se om din gamla cykel fortfarande står där?) Du stoppar in nyckeln i låset och vrider om. Ett litet motstånd, och dörren går upp.

Du tar hissen upp till ditt våningsplan, men är så försjunken i tankar att du knappt märker att du går fram till fel dörr. Du sticker in nyckeln i låset och försöker vrida om… Men det går inte. Förvirrad ser du upp och inser det pinsamma – du står framför grannens dörr.

Med ett litet leende på läpparna går du vidare till din egen dörr. Den här gången känner du det välbekanta motståndet när du vrider om nyckeln. Låset öppnas, och du kliver in i ditt eget hem.

Tagg på kontoret

I nästa scenario använder vi tagg som nyckelbärare i det digitala låssystemet.

Du kommer fram till kontorsbyggnaden, småpratande med en kollega som precis kommit från parkeringen. Med ena handen upptagen av en mugg varmt kaffe som du köpt på vägen, fiskar du upp din nyckelknippa ur fickan med den andra. På knippan sitter en låsbricka, inte större än en femkrona. Du håller den snabbt mot läsaren vid entrén. En grön lampa blinkar till, dörren klickar och du och kollegan kliver in i receptionen.

Efter att ha hängt av dig ytterkläderna samlar du ihop några papper och börjar gå mot konferensrummet för dagens första möte. Men du kommer plötsligt ihåg att du först måste hämta några viktiga dokument ur arkivrummet. Det rummet har bara ett fåtal behörighet till. Du blippar din bricka mot läsaren på dörren och med ett dämpat pip låser den upp. Du går in, plockar fram rätt pärm och stänger dörren efter dig.

På väg tillbaka mot konferensrummet möter du en annan kollega och ni byter några ord. När han går vidare blippar du, utan att tänka efter, din bricka mot dörren intill. Men dörren förblir låst. Förvirrad kikar du på skylten bredvid – det är ju vd:ns rum!

Leende åt din egen tankspriddhet vänder du om och går till rätt konferensrum. Ett snabbt blipp, dörren öppnas utan problem, och du kan sätta dig till rätta med några minuter till godo.

Låsapp vid klubbhuset

Till sist tittar vi på ett scenario där en låsapp används i det digitala låssystemet.

Du parkerar bilen utanför idrottsklubbens anläggning och kliver ur med träningsväskan slängd över axeln. Som vanligt är du först på plats, så du tar upp mobilen och öppnar låsappen. På skärmen dyker ikonen för huvudentrén upp. Du trycker på den, och strax hör du ett klickande ljud från dörren. Du går in i den tomma entréhallen och tänder belysningen.

Du fortsätter genom korridoren och tänker att det är lika bra att hämta lite utrustning från förrådet innan resten av laget dyker upp. Just när du passerar dörren till kansliet hör du telefonen där inne ringa. Instinktivt tar du fram mobilen och kollar låsappen, men som väntat finns ingen ikon för kansliet. Just det – du har inte behörighet att gå in där. Du rycker på axlarna, ignorerar telefonen och fortsätter mot utrustningsförrådet.

När du kommer fram till förrådet dyker ikonen för förrådsdörren upp på skärmen. Du trycker till, ett svagt surr hörs, och dörren låses upp. Du plockar fram några bollar och koner, stänger dörren och går vidare mot inomhusplanen.

Precis när du packar upp utrustningen hör du hur entrédörren klickar till. Röster och skratt ekar i korridoren – det är de första spelarna som kommer. Du ler och reser dig upp, redo att starta dagens träning.

Administration av digitalt låssystem

Den administrativa programvaran är hjärnan i ett digitalt låssystem. Den kan antingen vara installerad lokalt på en dator eller köras i molnet via en webbläsare.

Med programvaran kan nya digitala nycklar skapas enkelt. Det går också att skapa tillfälliga nycklar genom att ange specifika tidsperioder (till exempel från 8 till 12 oktober) eller schemalägga nycklar för att bara fungera under vissa tider på dagen (till exempel alla vardagar mellan 7.30 och 16.30).

Lika enkelt är det att spärra en borttappad nyckel eller uppdatera en nyckels behörighet.

Administrationsprogrammet erbjuder också möjligheten att övervaka vilka nycklar som har använts, när de användes och om låset öppnades eller nekade åtkomst. Detta ger en tydlig bild av hur låssystemet används och kan vara användbart för både säkerhet och underhåll.

Digitalt låssystem är inte passersystem

Om du har erfarenhet av passersystem kan ett digitalt låssystem verka mycket likt. Användarna öppnar dörrar genom att blippa eller använda en mobilapp, och administratören kan ändra behörigheter och se loggar i en programvara. Men trots dessa likheter finns en viktig skillnad.

Digitala låssystem är offline, vilket innebär att uppdateringar och loggöverföringar endast sker periodvis. Passersystem däremot hanterar all behörighet i realtid via en central server, vilket gör att ändringar slår igenom omedelbart och att alla dörrar kan övervakas direkt.

Poängen med ett digitalt låssystem är inte att ersätta ett passersystem. Syftet med ett digitalt låssystem är att ersätta det manuella arbetet med att ändra eller byta låscylindrar med några enkla klick i den administrativa programvaran.

Passersystem och digitala låssystem kan användas tillsammans för att skapa en komplett säkerhetslösning.

Informationsutbyte offline

Låsen i ett digitalt låssystem är inte uppkopplade. De är inte anslutna till internet via sladdar eller Wi-Fi och de kommunicerar inte i realtid med den administrativa programvaran. Detta är en av fördelarna med digitala låssystem – ingen kabeldragning behövs. Men hur överförs då behörighet och spärrlistor från programvaran till låsen? Och hur hämtas händelseloggar tillbaka till programvaran?

Lösningen är lika enkel som genial: alla som använder låsen bär med sig informationen i nyckelbäraren.

När en nyckel används i ett lås överförs information om behörighet och spärrade nycklar från nyckelbäraren till låset, och information om händelser överförs från låset till nyckelbäraren. För att informationen ska nå hela vägen tillbaka till programvaran krävs att nyckelbäraren synkroniseras med den administrativa programvaran.

Informationsutbyte med mobiltelefoner

I digitala låssystem där nyckelbäraren är en smarttelefon är informationsutbytet enkelt. Alla smarttelefoner är förr eller senare uppkopplade på internet. Då laddar låsappen automatiskt ned de senaste uppdateringarna om behörigheter och spärrade nycklar och laddar upp registrerade händelser till administrationsprogramvaran.

Informationsutbyte via läsare

Ett sätt för elektroniska nycklar och taggar att utbyta information med programvaran är via strategiskt placerade läsare, till exempel vid entrédörrar. När användaren blippar sin elektroniska nyckel eller tagg för att öppna dörren, sker ett blixtsnabbt informationsutbyte mellan nyckel och läsare åt båda hållen. Eftersom läsaren är ansluten till programvaran uppdateras både nyckel och programvara direkt. Ett bra exempel på hur smidigt detta kan fungera finns beskrivet i vårt kundcase om Ystadbostäder.

Informationsutbyte via validering

Det andra sättet att utbyta information använder valideringsboxar, där användaren regelbundet måste sticka in sin elektroniska nyckel för att validera den.

Validering innebär att nyckeln kontrolleras mot en lista över giltiga nycklar – en nyckel som inte har validerats i tid (ofta dagligen eller veckovis) slutar fungera. I samband med valideringen överförs också information om behörigheter och händelseloggar mellan nyckel och programvara.

Valideringsboxen kan vara online eller offline. Är den online sker informationsöverföringen direkt till programvaran. Är den offline måste en administratör först uppdatera en administratörsnyckel via en läsare som är ansluten till programvaran. Sedan används administratörsnyckeln för att uppdatera valideringsboxarna med de senaste behörigheterna. Till sist måste administratörsnyckeln åter anslutas till en online-läsare för att överföra insamlade händelseloggar till programvaran.

Det kan låta krångligt att tvinga användarna av elektroniska nycklar eller taggar att regelbundet visa upp dem för en valideringsenhet. Men i praktiken är det oftast ingen stor sak och kan många gånger ske utan att användarna ens tänker på det, till exempel i en entrédörr som alltid passeras.

Fördelar med digitala låssystem

Vår genomgång av digitala låssystem närmar sig slutet. Låt oss avsluta med att titta på digitala låssystems för- och nackdelar. Vi börjar med fördelarna:

• Skapa nycklar: Skapa enkelt nya digitala nycklar i programvaran, utan att byta eller justera befintliga lås. Till skillnad från mekaniska lås finns ingen begränsning på hur många nycklar du kan skapa.
• Tillfälliga nycklar: Ge gäster eller hantverkare tillfällig åtkomst med nycklar som bara fungerar under en viss tid. Med mekaniska nycklar måste du samla in dem manuellt efteråt – här kan de automatiskt bli ogiltiga.
• Tidsstyrda nycklar: Begränsa åtkomst till vissa tider på dagen eller specifika dagar i veckan. Det är idealiskt för att säkerställa att nycklar bara fungerar under kontorstid eller för städpersonal som bara behöver åtkomst under specifika timmar.
• Ändra behörighet: Behörigheter kan ändras direkt i programvaran, utan att byta låscylindrar eller tillverka nya nycklar. Detta är smidigare och snabbare än att hantera mekaniska lås, där varje förändring kräver fysisk omprogrammering.
• Spärra nycklar: Om en nyckel tappas bort behöver du bara spärra den digitalt istället för att byta ut låscylindrar eller nycklar. Det minskar både kostnader och säkerhetsrisker.
• Detaljerade loggar: Håll koll på när och var varje nyckel används, vilket är omöjligt med mekaniska nycklar. Loggarna ger en tydlig överblick över systemets användning och kan snabbt identifiera oönskade aktiviteter.
• Kopieringsskydd: Med digitala nycklar är kopiering i princip omöjligt tack vare kryptering, till skillnad från mekaniska nycklar som enkelt kan dupliceras utan att originalägaren vet om det.
• Enkel integration: Digitala låssystem kan kopplas samman med larm, övervakningssystem och andra säkerhetslösningar för en sömlös och helintegrerad säkerhetslösning som ger dig bättre kontroll och översikt.

Nackdelar med digitala låssystem

Det finns också vissa nackdelar:

• Högre initial kostnad: Digitala låssystem är dyrare att installera jämfört med mekaniska system, eftersom de kräver elektroniska låskomponenter och programvara. Denna högre startkostnad kan dock balanseras av de långsiktiga fördelarna med enklare administration.
• Löpande kostnader: Utöver installationskostnaden tillkommer löpande kostnader för programvarulicenser, support och underhåll. Till skillnad från mekaniska system måste även uppdateringar och säkerhetsfunktioner hållas aktuella.
• Batteribyten: Vissa digitala låssystem, särskilt de som använder elektroniska lås och nycklar, kräver regelbundna batteribyten. Detta kan innebära extra underhållsarbete och kostnader, särskilt i större anläggningar.
• Kräver administrativ kunskap: Ett digitalt låssystem behöver skötas av någon med rätt kunskap. Felaktig administration kan leda till behörighetsproblem, där användare oavsiktligt får åtkomst till fel områden eller blir helt låsta ute.

Vill du veta mer?

Digitala låssystem erbjuder stor flexibilitet och säkerhet. Om du vill ha hjälp med att välja rätt lösning för ditt företag eller fastighet, kontakta oss på SafeTeam. Vi hjälper dig att hitta rätt digitalt låssystem baserat på dina specifika behov.