Kunskapsmagasin

Nyckelhantering | SafeTeam

En kort guide till nyckelhantering – välj rätt system för fysisk och digital nyckelhantering

Nyckeladministrationsprogram, nyckelskåp, nycklar i mobilen och passersystem – vi på SafeTeam är experter inom nyckelhantering och säkerhet. Vi vet att hög tillträdeskontroll är nyckeln till framgång och erbjuder lösningar som gör er verksamhet både säkrare och smidigare. Kontakta oss för att undvika trassel med borttappade nycklar, säkerställa att nycklarna förvaras säkert och för att förenkla in- och utpassering.

Att administrera nycklar

Nyckelhantering en viktig del av det dagliga arbetet inom ett flertal branscher. Ett exempel är fastighetsbranschen där nycklar både behöver lämnas ut till nya hyresgäster vid inflytt och tillfälligt överlåtas till hantverkare då reparationer eller andra servicearbeten ska utföras i en bostad.

Oavsett i vilken bransch ni verkar är det värdefullt att fundera över fyra frågor innan ni bestämmer er för vilket eventuellt administrationsprogram/nyckelhanteringssystem ni vill använda.

Viktiga frågor inom nyckeladministration

  • Vilka nycklar lämnas ut?
  • Vem/vilka använder nycklarna?
  • Vilka dörrar ska nyckelinnehavaren kunna öppna?
  • Vilken kontroll på återlämning av nycklar behöver ni?

För vanliga fysiska nycklar behöver ni goda rutiner för in- och utlämning, samt säker inlåsning av nycklar i kassaskåp. Men kanske är er administration och hantering av nycklar så omfattande att ett system med elektroniska nyckelbrickor eller helt digitala nycklar i mobilen skulle underlätta er nyckelhantering. Oavsett vilket finns en rad alternativ på system som hjälper er till säker nyckelkontroll.

 

Nyckelhantering av mekaniska nycklar via administrationsprogram

Nyckeladministration | SafeTeam

Hur hanterar ni in- och utlämning av nycklar? En traditionell pärm med nyckelkvittenser kan fungera för ett mindre företag, men när företaget växer och verksamheten blir mer komplex behöver nyckelkontrollen också utvecklas. God kontroll vid ut- och inlämning av nycklar är avgörande för den dagliga verksamheten och har ni en gång förlorat kontrollen över nycklarna i ett låssystem är den svår att återfå.

Undermålig hantering av nycklar innebär säkerhetsrisker och kan också leda till ökade kostnader för företaget. Därför kan det vara dags att ersätta pärmen med ett modernt nyckeladministrationsprogram. Vill ni gå över till ett tillförlitligt nyckelhanteringssystem kan vi hjälpa er. Vi erbjuder ett användarvänligt nyckelhanteringssystem som underlättar hanteringen av vanliga mekaniska nycklar.

Fördelar med nyckelhanteringssystem

  • hanterar kontakter och adresser
  • ändrar status på nycklar som exempelvis rapporterats stulna eller borttappade
  • genererar påminnelser för utlämning och återlämning
  • tillhandahåller rapporter
  • tillhandahåller mallar för dokumentation som exempelvis nyckelkvittenser.

Vi kan sköta er nyckelhantering

Upplever ni att hantering av nycklar tar för mycket tid från er verksamhet kan ni överlåta den till oss. Då sker all nyckelutlämning i våra butiker och vi kontrollerar personens behörighet och legitimation enligt de rutiner vi fastställt tillsammans med er.

Frågor om nyckelhanteringssystem

Har ni frågor om de nyckelhanteringssystem vi erbjuder eller vill att vi ska ta över in- och utlämningen av nycklar – tveka inte att kontakta oss. Vi kan även hjälpa er om ni behöver kopiera nycklar, vill installera säkrare lås eller önskar installation av dörrautomatik.

 

Nyckelskåp eller nyckelhanteringssystem

Nyckelhanteringssystem | SafeTeam

Nyckelhantering innefattar även säker förvaring eller inlåsning av nycklar. Nycklar kan förvaras i ett traditionellt nyckelskåp/kassaskåp med nyckelkrokar eller i ett modernt elektroniskt nyckelskåp.

Kassaskåp med nyckelkrokar

Vad man i dagligt tal kallar nyckelskåp är ett säkerhetsskåp med klassning SS-3492 eller SSF 3492. Däri förvarar man enskilda nycklar och nycklar till mindre känsliga objekt.

När det gäller huvudnycklar bör dessa förvaras i värdeskåp (starkare än säkerhetsskåp) med en klassning (Grade) motsvarande låssystemets värde. Som tumregel kan man räkna att värdeskåpets klassning ska motsvara en fjärdedel av låssystemets totala värde.

Ett exempel: Om låssystemet är värt 1 000 000 kr ska skåpet vara godkänt för 250 000 kr. Står skåpet i ett larmat utrymme räcker det att skåpet är klassat för 125 000 kr och då blir det ett värdeskåp med klassning SS-EN1143-1 och Grade 2.

Men det är säkrast att stämma av med ert försäkringsbolag och höra vad de säger för att ni ska få den nyckelförvaring som krävs för er nyckelhantering.

Kassaskåp/säkerhetsskåp/värdeskåp gör det möjligt att:

  • garantera en säker hantering av nycklar
  • säkerställa att försäkringar gäller
  • undvika kostsamma situationer då nycklar hamnar i obehörigas ägo och hela låssystem måste bytas ut. En sådan situation kan leda till skadat anseende och i värsta fall konkurs.

Elektroniskt nyckelskåp

Ett elektroniskt nyckelskåp eller nyckelskåp med kodlås är ett skåp som öppnas med hjälp av en kod eller en tagg. Inom elektroniska nyckelskåp finns allt från mindre skåp som rymmer enstaka nycklar till större rum där flera nyckelskåp är sammankopplade. Nyckelskåp kan även utrustas med alkolås – på så sätt slipper ni installera alkolås i alla fordon, en bra lösning för nyckelhantering om ni är verksamma inom yrkestrafik.

Ställer ni er ofta följande frågor:

  • Vem har vilken nyckel?
  • Är alla nycklar återlämnade?
  • När användes nyckeln sist?

Om de här frågorna ofta är en orsak till huvudbry och nycklarna dessutom är av stort värde – då bör ni införskaffa ett elektroniskt nyckelskåp.

Elektroniska nyckelskåp gör det möjligt att:

  • se vem som hämtat ut vilken nyckel
  • styra nyckelutlämningen beroende av tid på dygnet
  • ge olika personer olika behörigheter till nycklarna
  • skicka en varning om nyckeln inte är återlämnad en specifik tid
  • spärra nycklar eller hela nyckelskåpet för en medarbetare som slutat sin anställning.

Är ni osäkra över vad som gäller för era nycklar, prata med oss eller ert försäkringsbolag.

 

Nyckelhantering i ett passersystem

Hantering av elektroniska nyckelbrickor | SafeTeam

Nyckelhantering behöver förstås inte bara handla om traditionella nycklar, det kan lika gärna syfta till elektroniska nyckelbrickor, även kallade passertaggar, som används i ett passersystem. Ett passersystem är smidigt, men behöver uppdateras kontinuerligt för att fungera optimalt och behålla sin säkerhetsnivå. Önskar ni en ännu smidigare och säkrare elektronisk nyckelhantering kan vi erbjuda er Passage Online.

Passage Online är en molntjänst i tre olika nivåer där ni själva väljer hur mycket tid och resurser ni vill lägga på nyckelhantering. Vill ni exempelvis spärra och ersätta borttappade nyckelbrickor, uppdatera kontaktuppgifter och göra förändringar i tillträdet själva eller vill ni att vi tar hand om denna nyckeladministration åt er?

Fördelarna med Passage Online Easy

Easy är precis som det låter – det enklaste sättet att hantera ert passersystem på.

Med Passage Online Easy kan ni:

  • lägga över ansvaret för administrationen på oss
  • beställa alla önskade förändringar genom en enkel beställningsportal
  • lita på att vi uppdaterar passersystemet
  • hämta nyprogrammerade brickor i en av våra butiker eller få dem skickade till er via post
  • vara säkra på att passersystemets databas är i tryggt förvar på en av våra säkra servrar som skyddas genom daglig säkerhetskopiering.

Fördelarna med Passage Online Medium

Medium är nivån för er som vill kunna göra enklare uppdateringar i ert passersystem, men dela arbetsbördan av administrationen.

Med Passage Online Medium kan ni:

  • spärra nyckelbrickor
  • lägga till nya nyckelbrickor
  • se händelseloggar
  • registrera olika användare med olika inloggningsuppgifter och tilldela dem specifika behörigheter
  • lita på att passersystemets databas är i säkert förvar hos oss och säkerhetskopieras regelbundet.

Fördelarna med Passage Online Advanced

Advanced är alternativet för er som önskar en nyckelhantering där ni kan göra mer än att spärra borttappade nyckelbrickor och lägga till nya passertaggar. För att få ut så mycket som möjligt av Advanced bör ni ha teknisk kompetens och vilja styra passersystemet direkt i huvudprogramvaran.

Med Passage Online Advanced kan ni:

  • tilldela olika behörigheter
  • ändra tidszoner
  • styra slussfunktioner
  • lägga till och ta bort bokningsbara pass
  • se händelseloggar och historik.

 

Digital nyckelhantering – nycklar i mobilen

Digital nyckelhantering | SafeTeam

Fysiska nycklar eller nyckeltaggar passar inte alla verksamheter – upplever ni att nyckelhantering tar upp för mycket av er tid kan det vara lönt att titta närmare på digital nyckelhantering med digitala lås som öppnas via mobilen.

Digital nyckelhantering med nycklar i mobilen gör det möjligt att:

  • låna ut och hantera nycklar när som helst, var som helst
  • spara tid på att slippa hämta en fysik nyckelknippa på en annan plats
  • låsa upp dörrar via en app i telefonen
  • öppna dörrar även offline
  • återkalla behörigheter
  • få tillgång till historik över vilka passeringar som gjorts.

Är det säkert?

Digital nyckelhantering via SafeTeam är tryggt. För att säkerställa att ingen obehörig får tillgång till nycklarna eller att tekniken kan manipuleras används militärklassad kryptering. Tekniken för digital nyckelhantering går att använda även om internet inte finns tillgängligt – alla uppdateringar och förändringar som skickas och tas emot av mobilen vid varje passage genom dörren lagras i mobilen tills den får nätuppkoppling igen.

Så går digital nyckelhantering till

  1. Ni tilldelar medarbetaren/hantverkaren behörigheter de dagar och tider ni kommit överens om.
  2. Medarbetaren/hantverkaren laddar ner appen till sin mobil.
  3. Dörrarna låses upp med hjälp av appen.

 

Vi hjälper er med allt inom nyckelhantering

Oavsett om ni önskar ett nyckelhanteringssystem för vanliga nycklar eller vill gå över till digitala lås med digital nyckelhantering så kan vi hjälpa er. Vi har även bred kompetens inom elektronisk nyckelhantering i passersystem och kan rekommendera de fabrikat och lösningar som passar er bäst. Kontakta oss idag för offert.

Vanliga frågor om nyckelhantering

  • Hur går nyckelhantering till?

    Alla företag som hanterar nycklar bör ha en strategi för nyckelhantering. Det kan handla om en fysisk pärm där in- och utlämning antecknas eller ett smidigare och säkrare system som exempelvis elektroniska nyckelskåp där medarbetare tilldelas olika behörigheter och där det förs historik över vem som haft vilken nyckel och när den återlämnades. Nyckelhantering kan också syfta på digital nyckelhantering med en digital nyckelknippa i mobilen eller elektroniska nycklar i ett passersystem.

  • Vad är säker nyckelhantering?

    Om ert företag hanterar huvudnycklar till stora låssystem eller andra nycklar av stort värde är det viktigt att er nyckelhantering lever upp till de säkerhetskrav som ert försäkringsbolag ställer. Värdefulla nycklar kan behöva förvaras i värdeskåp (värdeskåp är ett kassaskåp som är starkare än ett säkerhetsskåp) med en klassning (Grade) som är anpassat till låssystemets värde.

  • Vad innebär digital nyckelhantering med nycklar i mobilen?

    Med en digital nyckelknippa kan ni välja vem eller vilka som ska kunna öppna specifika dörrar under valda tider. För att komma in så laddar man ner en app och öppnar dörren genom appen.

  • Vad finns det för fördelar med ett nyckelhanteringssystem?

    Ett nyckelhanteringssystem gör det enklare att få kontroll över nyckelhanteringen genom att kunna hantera kontakter, ändra nycklarnas status, skicka ut påminnelser för återlämning av nycklar, skapa rapporter och ge mallar för exempelvis nyckelkvittenser. Kort sagt gör ett nyckelhanteringssystem det möjligt att se vem som har vilken nyckel och när de ska återlämnas. Det i sin tur ger en trygghet och säkerhet för företaget.

  • Vad kostar ett nyckelhanteringssystem?

    SafeTeam ser över vad ert företag har för behov, vilka eventuella risker ni är exponerade mot och tar fram en offert för det nyckelhanteringssystem som är mest prisvärt och fördelaktigt för er. Vi erbjuder såväl nyckelskåp med kodlås som digitala nyckelhanteringssystem. Kontakta oss idag.

Tyckte du artikeln var intressant?

Dela den med en kollega:

Prenumerera

Mer från vårt Kunskapsmagasin