Ska du upphandla någon form av säkerhetstjänst eller säkerhetsinstallation? Gäller upphandlingen ett större projekt eller ett ramavtal? Då kan den här checklistan för upphandlingar inom säkerhet vara till hjälp!
Det finns en rad aspekter som du kan ta hänsyn till – inte bara för att själva upphandlingsprocessen ska bli så effektiv som möjligt, utan även för att ditt säkerhetsarbete ska bli framgångsrikt då avtalet med din nya leverantör sedan träder i kraft. Ställer du rätt frågor i din upphandling får du ett bra beslutsunderlag i ditt val av säkerhetsleverantör.
Branschspecifika krav i säkerhetsbranschen
För att hjälpa dig på traven har vi tagit fram denna checklista med branschspecifika krav som bör finnas med i din upphandling av säkerhetstjänster.
Frågorna som du får svar på i denna checklista är:
- Vilka certifikat/behörigheter är det viktigt att en säkerhetsleverantör innehar?
- Hur kan tillgänglighet kravställas? (SLA, Service Level Agreement)
- Vad är viktigt att kravställa om du upphandlar en rikstäckande säkerhetsleverantör?
- Hur kan kvalitet/pålitlighet kravställas?
- Hur ska hållbarhet värderas – vad är ett säkerhetsföretags största miljöpåverkan?
- Finns det även andra värden som jag borde tänka på i upphandlingsprocessen?
1.
Vilka certifikat/behörigheter är det viktigt att en säkerhetsleverantör innehar?
Det beror på vilken produktkategori din upphandling gäller. Här nedan beskriver vi certifikat och behörigheter som är viktiga inom respektive produktkategori: lås, passersystem, kamerabevakning, larm och brandlarm, samt några vanliga exempel på personcertifikat.
Om du upphandlar varor/tjänster inom LÅS – säkerställ att leverantören har:
- medlemskap i SLR (Sveriges Lås- och Säkerhetsleverantörers Riksförbund) och är ett SLR-auktoriserat låssmedsföretag.
- personal med mästarbrev i låssmedsyrket enligt Sveriges hantverksråd, även kallat Låsmästare.
- tillverkningslicenser för de låssystem som upphandlingen avser.
- lokal förankring eller rikstäckande låsbutiker, inom rimlig restid.
Om du upphandlar varor/tjänster inom PASSERSYSTEM – säkerställ att leverantören har:
- Produktspecifika certifieringar för företag och/eller teknisk personal för de fabrikat av passersystem som ni har i ert bestånd t.ex. Aptus, ASSA Arx, RCO, Vanderbilt (Bewator/Omnis), Axema.
Tänk även på: Passersystem är beroende av att det finns ett elektriskt lås (motorlås, ellås, elslutbleck) i varje dörrmiljö som ska inkluderas i passersystemet. Därför är det klokt att använda en leverantör som kan erbjuda både lås- och passersystem. Då kan leverantören ta ett helhetsansvar för dörrmiljön, vilket blir mer tids- och kostnadseffektivt för dig som kund, samt mindre miljöpåverkan. Lås- och passersystem upphandlas därför med fördel från samma leverantör.
Om du upphandlar varor/tjänster inom KAMERABEVAKNING – säkerställ att leverantören har:
- certifieringen Anläggarfirma Kamerabevakningssystem enligt SSF 1061
- personal med certifieringen Behörig ingenjör Kamerabevakningssystem, enligt SSF 1062.
Om du upphandlar varor/tjänster inom LARM – säkerställ att leverantören har:
- certifieringen Anläggarfirma Larmklass 2, 3 eller 4 enligt SSF 1015 (Är du osäker på vilken larmklass du har behov av – hör med ditt försäkringsbolag. Ofta är det försäkringsbolaget som är kravställare för detta.)
- personal med certifieringen Behörig ingenjör Inbrottslarm SSF 1016
- av polismyndigheten godkänd anläggarfirma av inbrottslarm (s.k. Polistillstånd).
Om du upphandlar varor/tjänster inom BRANDLARM – säkerställ att leverantören är:
- certifieringen Anläggarfirma Brandlarm enligt SBF 1008
- personal med certifieringen Behörig ingenjör Brandlarm SBF 1007
Tänk även på: Det är en fördel om leverantören av brandlarm också kan erbjuda lås, eftersom nödutrymning, nödbeslag och branddörrstängning är avgörande delar i brandskyddsarbetet.
Personcertifikat
Säkerställ att leverantören har installerande teknisk personal med produktspecifika utbildningar/licenser inom de system som upphandlingen avser. Beroende på upphandlingens innehåll kan det exempelvis vara:
- personal med Gesällbrev inom låssmedsyrket
- personal licensierad som Axis technician (Kamerabevakning)
- personal licensierad som Milestone technician (Kamerabevakning)
- personal licensierad för RCO Mega (Passersystem/Inbrottslarm)
- personal licensierad för Aptus Multiaccess (Passersystem)
2.
Hur kan tillgänglighet kravställas? (SLA, Service Level Agreement)
Inställelsetid för servicebesök
Dela upp inställelsetider i akuta och ordinarie uppdrag, t.ex. ordinarie uppdrag inom 3 arbetsdagar och akuta uppdrag samma dag.
Jour 24/7/365
Kravställ för att få en kvalitativ jour, t.ex. kan schemalagd jourpersonal med hög teknisk kompetens vara ett krav.
Du kan även ta referenser specifikt kring jourarbeten. Jourens kvalitet kan vara svår att kontrollera i en upphandling. Ställ därför specifika frågor till referenser kring jouruppdrag, såsom inställelsetid och antal lösta uppdrag/success rate.
Bra täckning och svarstider på telefon, mejl och fjärrsupport
Ställ krav på rimliga svarstider som ni har behov av i er verksamhet. Samt ställ krav på att kunna få fjärrsupport om ni har system där den möjligheten finns.
Försäkra dig om redundans
Kravställ på antal tekniker. Det ska finnas redundans i teknisk personal, i den grad som krävs för uppdraget så att tillgänglighet säkerställs vid t.ex. frånvaro och arbetstoppar.
3.
Vad är viktigt att kravställa om du upphandlar en rikstäckande säkerhetsleverantör?
För att säkerställa redundans och tillgänglighet när akuta behov uppstår är det viktigt att leverantören har god lokal närvaro i hela landet, samt fjärrsupport.
Det är också viktigt att leverantören kan erbjuda en enhetlig säkerhetsstandard på era system.
4.
Hur kan kvalitet/pålitlighet kravställas?
Referenser är oerhört viktigt för att kvalitetssäkra leverantören. När du ber om referenser är det därför mycket viktigt att de är relevanta för just din upphandling. Lämpliga urvalskriterier för referenser varierar naturligtvis, men det skulle kunna vara följande:
- efterfråga referenser som är likvärdiga ditt eget företag i bolagsstorlek
- efterfråga referenser som är likvärdiga ditt eget företag i volymen på inköp
- efterfråga referenser från ett liknande verksamhetsområde (Exempel: Om du företräder ett fastighetsbolag som förvaltar flerfamiljshus kan det vara klokt att efterfråga referenser från liknande fastighetsbolag.)
- efterfråga referenser som handlat inom samma produktområde som din upphandling gäller (Exempel: Om din upphandling gäller lås- och passersystem kan det vara klokt att efterfråga referenser som handlat just lås- och passersystem från leverantören.)
- efterfråga personliga referenser. Upphandlar du en affär där du kommer ha en (eller några få) ansvariga kontaktpersoner kan det även vara klokt att efterfråga referenser för just dessa personer. Aktuella nyckelroller kan t.ex. vara projektledare, projektör eller ansvarig tekniker. Fråga därför vem/vilka dina nyckelpersoner kommer bli och efterfråga referenser som kan berätta för dig hur samarbetet fungerat med den/dessa personer.
Vikta referenser
Det är också viktigt att värdesätta referensen, gärna på ett matematiskt sätt, så att det blir tydligt. Vikta referenser i din utvärderingsmodell, t.ex. genom prisavdrag på anbudssumman för bra referensbetyg.
Processbeskrivning
Be även leverantören beskriva i anbudet hur de arbetar. Efterfråga en noggrann genomgång av hur de tar emot uppdrag och hur processen ser ut – från acceptans till fakturerat uppdrag. T.ex. hur leverantörens arbetsorderhanteringssystem fungerar: Sparas all historik och all nödvändig information direkt via teknikers mobiltelefoner? Kan tekniker logga in och ut på alla uppdrag direkt i sina mobiler? Kan de återrapportera digitalt direkt efter avslutade jobb?
5.
Hur ska hållbarhet värderas – vad är ett säkerhetsföretags största miljöpåverkan?
Transporter är ett säkerhetsföretags största miljöpåverkan – det är vad du ska värdera.
Dels handlar det om materialleveranser av säkerhetsprodukter; till grossister, till säkerhetsföretaget och till dig som slutkund. Därav är en leverantör som erbjuder fabrikat med europeisk tillverkning att föredra.
Dels handlar det om alla bilresor som säkerhetsföretaget gör till dig.
- Kravställ därför möjlighet till fjärrsupport av era system från säkerhetsleverantören för att minska bilresor.
- Sträva även efter en så hållbar bilpark som möjligt, anpassat till uppdragets omfattning. Titta på leverantörer som i storstäderna kan erbjuda en bilpark med miljöfordon. Definiera miljöbil som 100% el- eller gasdriven (ej hybrid).
6.
Utöver ovan krav, finns det även andra värden som jag borde tänka på i upphandlingsprocessen?
- Ja, nöjda medarbetare gör ofta ett bättre jobb och skapar nöjda kunder. Därför är det inte fel att undersöka företagets MMI (Motiverad Medarbetar Index)
- Ja, stabil ekonomi över tid är såklart viktigt – din nya säkerhetsleverantör ska ju finnas kvar! Kolla upp företagets kreditvärdighetsbild genom en kreditupplysning från UC.
- Ja, långsiktiga ägare skapar förutsättningar för att bygga ordnade och kvalitativa leveranser till kunder. Kolla upp ägarhistoriken i bolaget.
- Ja, läs gärna recensioner på internet om företaget.
Kontakta oss inför din upphandling av säkerhetstjänster
Har du frågor kring din upphandling – kontakta någon av våra experter! SafeTeam är gärna behjälplig vid framtagning av förfrågningsunderlag inför din upphandling.
